Office Assistant (m/v/x)

Functie

Ben jij graag een eerste aanspreekpunt voor medewerkers in een organisatie? Beweeg jij je soepel in een ondersteunende rol waarbij je je collega’s een helpend handje toesteekt? Dan ontmoeten wij je graag voor een gesprek over de rol van Office Assistant bij Van Heck Interpieces!

Wat ga je doen?

 

Het HR-departement bij Van Heck Interpieces staat in voor het A tot Z personeelsgebeuren van alle VHIP bedienden en arbeiders. Dit gaat van het vinden van de beste kandidaten tot het geven van ondersteuning bij het opbouwen van hun loopbaan. Om het HR-departement te ondersteunen, zijn we op zoek naar een Office Assistant.

 

Als Office Assistant sta je in voor het ondersteunen van het HR team in de dagelijkse administratie. Dit gaat van het onthaal van bezoekers tot het opvolgen van rapporteringen. Je krijgt een breed spectrum aan taken en verantwoordelijkheden met veel contacten en uitdagingen.

 

Je werkt overkoepelend voor de verschillende filialen binnen Van Heck Interpieces en LKQ Belgium.

 

Tijdens een gemiddelde werkweek houd jij je bezig met: 

  • Office management taken: ontvangst van bezoekers, bestellen van lunches, inplannen van meetings, bestellen van kantoormateriaal, bestellen en opvolgen van kledij voor arbeiders, enz;
  • Het aannemen van de binnenkomende telefoons en eventueel door te geven aan de betrokken persoon;
  • Het digitaliseren van klassement, mappen sorteren, updaten en lay-outen van onthaalbrochure;
  • Het opmaken van rapporteringen voor België, Nederland en Frankrijk;
  • Het behandelen van de post, ontvangen van pakjes en aangetekende zendingen
  • Het bewerken van vacature teksten, vertalingen verzorgen en vacatures online posten op de verschillende kanalen;
  • Organiseren van medische onderzoeken voor de arbeiders;

Je rapporteert aan de HR-manager. Eventuele problemen of bijzonderheden breng je onder de aandacht van de HR-manager.

Profiel

Wie is onze ideale Office Assistant?

  • Je hebt een Bachelordiploma op zak in een Office gerelateerde richting of gelijkwaardig door ervaring;
  • Je bent tweetalig NL/FR zowel mondeling als schriftelijk;
  • Je hebt een goede kennis van Word, PowerPoint en Excel en leert makkelijk nieuwe software programma’s aan;
  • Je bent communicatief, nauwkeurig en straalt positieve energie uit;
  • Je kan op een correcte, assertieve manier omgaan met vragen van zowel arbeiders als bedienden;
  • Je stelt je flexibel op en neemt graag bijkomende taken op, indien nodig;
Aanbod

Wat bieden wij?

  • Een aantrekkelijk loon, in functie van jouw ervaring;  
  • Een tijdelijk contract op interim voor een aantal maanden;
  • Een uitdagende functie, in een internationale omgeving. Op Europees niveau wordt er binnen de organisatie veel samengewerkt. Hierdoor werk je in een uitdagende, internationale omgeving.
  • Een geweldig team met enthousiaste collega’s.
Solliciteer nu

Deel deze vacature

Goed om weten

Afdeling: HR
Locatie: Vilvoorde
Contract: Contract van bepaalde duur
Talenkennis: Nederlands en Frans

Contactpersoon

Priscilla Becquet
Recruiter
02 313 31 81
Top